Wie viel Aufwand bedeutet der Voluntary Standard in der Praxis, und wie lässt er sich effizient umsetzen?

Eine der ersten Fragen, die sich Unternehmen beim Voluntary Standard stellen dürften: Wie viel Zeit und Ressourcen sind dafür realistisch einzuplanen, und wie lässt sich die Umsetzung möglichst effizient und kostengünstig gestalten? Eine pauschale Antwort gibt es darauf nicht. Wohl aber eine ganze Reihe an Anhaltspunkten, die den Aufwand deutlich einordnen dürften.

Warum der Aufwand grundsätzlich geringer ausfallen dürfte als bei ESRS

Im Vergleich zur CSRD-Berichterstattung nach ESRS dürfte der Aufwand für den Voluntary Standard aus mehreren Gründen überschaubarer bleiben, auch wenn sich das nicht pauschal, sondern nur anhand konkreter Punkte seriös einordnen lässt:

• Eine formale doppelte Wesentlichkeitsanalyse ist nicht erforderlich. Das entfällt als einer der zeitintensivsten Schritte einer ESRS-Berichterstattung vollständig.

• Das Basic Module umfasst deutlich weniger Datenpunkte als die ESRS, das Comprehensive Module ergänzt eine überschaubare Anzahl weiterer. Beide Module arbeiten dabei mit einem grundsätzlich fest vorgegebenen Katalog. Die ESRS umfassen demgegenüber auch nach ihrer Verschlankung im Zuge der Revision ein Vielfaches an Datenpunkten.

• Im Basic Module sind lediglich die Treibhausgasemissionen aus Scope 1 und 2 vorgesehen. Scope-3-Emissionen entlang der vor- und nachgelagerten Wertschöpfungskette, eine der aufwendigsten Kennzahlen überhaupt, sind dort nicht verpflichtend und würden allenfalls im Comprehensive Module und dort eher optional relevant.

• Der resultierende Bericht dürfte in seinem Umfang deutlich kompakter ausfallen als ein vollständiger ESRS-Bericht, der je nach Unternehmen mehrere Hundert Seiten erreichen kann. Selbst mit Comprehensive Module bleibt der Voluntary Standard in einer anderen Größenordnung.

Das sollte nicht darüber hinwegtäuschen: Auch im Voluntary Standard gibt es anspruchsvolle Angaben

So viel geringer der Aufwand im Vergleich zur CSRD auch ausfallen dürfte, es wäre zu einfach, den Eindruck zu erwecken, mit dem Voluntary Standard sei ohnehin schon alles vorhanden. Auch innerhalb des Standards gibt es Angaben, die einen gewissen Ermittlungsaufwand erfordern. Ein Beispiel aus dem Basic Module ist die Angabe, ob Beschäftigte mindestens ein angemessenes Entgelt erhalten. Das setzt einen Abgleich mit den relevanten gesetzlichen oder tariflichen Vergleichsgrößen voraus und lässt sich nicht immer ohne Weiteres aus vorhandenen Lohndaten ablesen. Ein weiteres Beispiel sind die durchschnittlichen Trainingsstunden je Beschäftigtem, die nicht in jedem Unternehmen bereits systematisch erfasst werden. Wird zusätzlich das Comprehensive Module und darin optional auch Scope 3 einbezogen, kommt eine der methodisch aufwendigsten Kennzahlen der gesamten Nachhaltigkeitsberichterstattung hinzu. Der Unterschied zur CSRD liegt also weniger darin, dass der Voluntary Standard vollständig ohne komplexe Angaben auskäme, sondern darin, dass deutlich weniger solcher Angaben verpflichtend sind und Unternehmen selbst entscheiden können, wie tief sie einsteigen.

Trotzdem nicht ganz ohne Vorarbeit: ein grobes Verständnis der eigenen Themen

Auch wenn der Voluntary Standard keine formale Wesentlichkeitsanalyse verlangt, dürfte es sich lohnen, sich zumindest grob mit den für das eigene Unternehmen relevanten Nachhaltigkeitsthemen auseinanderzusetzen, ähnlich wie es ein vereinfachtes, top-down ausgerichtetes Vorgehen auch unter den revidierten ESRS ermöglicht. Der Hintergrund: Wer später zu einem Thema eine Angabe machen oder eine Maßnahme beschreiben möchte, sollte nachvollziehen können, worauf sich diese konkret bezieht. Eine beliebig allgemein gehaltene Aussage dürfte wenig Aussagekraft haben.

Dafür braucht es keine tiefgehende Stakeholder-Befragung, aber in der Regel einen kurzen Austausch mit den relevanten Fachabteilungen, um ein grundlegendes Verständnis der eigenen Situation zu gewinnen. Je nach Ambition und Detailtiefe kann selbst ein vereinfachtes Vorgehen dieser Art einige Wochen in Anspruch nehmen, abhängig von Kapazitäten, internen Rückmeldezeiten und dem gewünschten Detailgrad.

Eine Klarstellung zum „if applicable"-Prinzip

Das „if applicable"-Prinzip des Voluntary Standard wird gelegentlich mit einer Wesentlichkeitsprüfung verwechselt. Der Unterschied ist relevant: Eine Angabe entfällt nicht bereits deshalb, weil ein Thema aus Unternehmenssicht als nicht besonders bedeutsam eingeschätzt wird, sondern nur, wenn der zugrunde liegende Sachverhalt beim Unternehmen tatsächlich nicht vorliegt. Ein Beispiel: Selbst wenn Wasser für ein Unternehmen kein strategisch zentrales Nachhaltigkeitsthema darstellt, dürfte die entsprechende Angabe zur Wasserentnahme im Basic Module grundsätzlich zu tätigen sein, solange das Unternehmen überhaupt Wasser entnimmt. Das unterscheidet den Ansatz spürbar von der Logik einer Wesentlichkeitsanalyse.

Bestandsaufnahme: oft mehr vorhanden, als man denkt

Ein erster Überblick zeigt in der Praxis häufig, dass viele der benötigten Angaben in irgendeiner Form bereits im Unternehmen vorliegen. Typische Beispiele, die tendenziell schon erfasst sind, dürften etwa die Mitarbeiterzahl, Abfalldaten oder die Anzahl arbeitsbedingter Unfälle sein, Angaben, die in vielen Unternehmen ohnehin aus anderen Gründen dokumentiert werden. Der Aufwand liegt dann seltener in der erstmaligen Erhebung, sondern eher darin, diese Daten aus unterschiedlichen Quellen und Abteilungen zusammenzuführen und in eine einheitliche Struktur zu bringen.

Das gilt allerdings nicht für alle Angaben gleichermaßen. Bei einzelnen Kennzahlen dürfte auch im Basic Module noch echter Erhebungsaufwand entstehen, etwa bei Emissionsdaten aus Scope 1 und dem standortbezogenen Scope 2, die nicht jedes Unternehmen bereits systematisch erfasst.

Bei qualitativen Angaben zu Praktiken, Policies oder Maßnahmen gilt eine andere Logik als bei den quantitativen Kennzahlen: Hat ein Unternehmen zu einem bestimmten Thema noch keine Policy oder Maßnahme, ist das zunächst kein Problem, dann wird entsprechend berichtet, dass keine vorliegt. Bei den quantitativen Kennzahlen verhält es sich anders: Wurde eine geforderte Angabe bislang nicht erhoben, entbindet das grundsätzlich nicht von der Pflicht, sie zu ermitteln und zu berichten. Das „if applicable"-Prinzip greift nur, wenn der zugrunde liegende Sachverhalt tatsächlich nicht vorliegt, nicht schon deshalb, weil die Daten bislang fehlen.

Verantwortlichkeiten und Prozesse definieren

Die Datenerhebung betrifft in der Regel mehrere Fachbereiche gleichzeitig. Klar definierte Verantwortlichkeiten, wer liefert welche Angabe, wer führt die Daten zusammen, wer aktualisiert sie im Folgejahr und wer nimmt den fertigen Bericht ab, dürften für einen reibungslosen Ablauf entscheidend sein. Ohne eine solche Struktur besteht die Gefahr, dass auch ein grundsätzlich überschaubarer Standard unnötig viel Abstimmungsaufwand verursacht.

Effizient umsetzen: Stakeholder-Bedarf vorab klären

Für eine effiziente Umsetzung dürfte es sich lohnen, frühzeitig zu klären, welche Informationen die relevanten Adressaten tatsächlich benötigen. Für mittelständische Unternehmen kann dabei regelmäßig das Comprehensive Module relevant werden, da das Basic Module allein den Informationsbedarf von Banken oder größeren Geschäftspartnern häufig nicht vollständig abdecken dürfte.

Dabei ist zu beachten: Auch wenn ein Unternehmen den Voluntary Standard vollständig anwendet, können Banken oder Großkunden über den Standard hinausgehende Angaben verlangen, sofern diese Anfrage nicht der eigenen CSRD-Berichtspflicht des anfragenden Unternehmens dient, etwa bei einem internen Rating-Verfahren. Der Voluntary Standard schafft hier eine gute Ausgangsbasis, ersetzt aber nicht zwangsläufig jede individuelle Anfrage.

Tools als sinnvolle Erleichterung, wenn auch nicht zwingend

Gerade über mehrere Berichtsjahre hinweg kann ein Tool eine sinnvolle Grundlage sein: Es bündelt die relevanten Daten an einem Ort, Verantwortlichkeiten je Datenpunkt lassen sich hinterlegen, ebenso eine feste Aktualisierungsfrequenz, und die Daten werden von Jahr zu Jahr auf derselben Grundlage zusammengeführt. Das reduziert den manuellen Abstimmungsaufwand spürbar, sobald der Prozess einmal eingerichtet ist. Am Markt gibt es dafür inzwischen eine Reihe einfacher Tools, die genau darauf ausgelegt sind.

Ein dediziertes Tool ist dabei keine Voraussetzung: Wo bereits andere Systeme im Einsatz sind, in denen sich relevante Daten sammeln lassen, kann sich auch damit ein funktionierender, wiederholbarer Prozess aufbauen lassen. Was im Einzelfall sinnvoll ist, hängt von den vorhandenen Strukturen im Unternehmen ab. Die erstmalige Einrichtung erfordert in jedem Fall einen gewissen Vorlauf, unabhängig davon, ob ein Tool zum Einsatz kommt oder nicht.

Ein zusätzlicher Blick lohnt sich womöglich trotzdem

Auch wenn eine doppelte Wesentlichkeitsanalyse nach dem Voluntary Standard nicht vorgeschrieben ist, kann eine grobe eigene Einschätzung der relevanten Themen helfen, den Bericht strategisch sinnvoller aufzubauen und sich für einen möglichen späteren Übergang zur CSRD-Berichterstattung vorzubereiten. Das ist keine Voraussetzung für die Anwendung des Standards, kann die Aussagekraft des Berichts aber erhöhen.

Fazit: ein pragmatischer, aber nicht aufwandsfreier Einstieg

In der Gesamtbetrachtung dürfte der Voluntary Standard einen deutlich kostengünstigeren und schneller umsetzbaren Einstieg in die Nachhaltigkeitsberichterstattung ermöglichen als eine vollständige ESRS-Berichterstattung. Ganz ohne Aufwand ist er dennoch nicht: Ein grundlegendes Verständnis der eigenen Themen, klare Prozesse und Verantwortlichkeiten bleiben auch bei einem vergleichsweise schlanken Standard sinnvoll.

Eine grundlegende Einführung in den Voluntary Standard finden Sie in [Was ist der Voluntary Standard (ehemals VSME)? Kurz erklärt], einen detaillierten Vergleich zur ESRS-Berichterstattung in [Voluntary Standard vs. CSRD/ESRS: wo liegen die Unterschiede?]. Wer über eine freiwillige Prüfung nachdenkt, findet dazu mehr in [Freiwillige Prüfung beim Voluntary Standard: wann sie sich lohnen könnte].