Ein funktionierender Abschlussprozess ist noch lange kein guter Abschlussprozess

Der Jahresabschluss wird fertig. Die Zahlen stimmen. Die notwendigen Informationen kommen am Ende zusammen.

Also funktioniert der Prozess?

Nicht unbedingt.

Denn ob Finance gut aufgestellt ist, zeigt sich häufig nicht erst beim Jahresabschluss, sondern schon viel früher im laufenden Geschäft.

Manchmal sind es ganz alltägliche Dinge: Rechnungen werden regelmäßig verspätet gestellt, offene Posten nicht konsequent nachgehalten oder es fehlt der aktuelle Überblick darüber, wo das Unternehmen finanziell eigentlich gerade steht.

An anderer Stelle müssen Informationen für Reporting oder Abschluss immer wieder aus verschiedenen Quellen zusammengesucht werden. Abstimmungen funktionieren, erfordern aber mehrere manuelle Schritte. Oder bestimmte Abläufe hängen stark vom Wissen einzelner Personen ab.

Am Ende bekommt man es trotzdem irgendwie zusammen.

Wenn „es funktioniert“ zum Dauerzustand wird

Nicht jedes Unternehmen braucht komplexe Finance-Strukturen oder einen monatlichen Abschlussprozess.

Gerade in kleineren und mittelständischen Unternehmen kann die Buchhaltung teilweise oder vollständig extern erfolgen und der Jahresabschluss durch den Steuerberater erstellt werden. Andere Unternehmen verfügen über eigene Accounting- und Reportingstrukturen und stellen ihren Abschluss selbst auf.

Die konkrete Ausgestaltung ist unterschiedlich. Die grundlegenden Fragen sind jedoch häufig dieselben:

Werden Rechnungen und andere Geschäftsvorfälle zeitnah verarbeitet? Gibt es einen ausreichenden Überblick über offene Themen und aktuelle Zahlen? Sind Verantwortlichkeiten klar? Lassen sich Informationen nachvollziehbar zusammenführen? Und funktioniert das Ganze auch dann, wenn Anforderungen steigen oder einzelne Personen einmal nicht verfügbar sind?

Ein guter Finance-Prozess muss zur Größe, Komplexität und den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens passen.

Gute Prozesse sind auch eine Accounting-Frage

Dabei geht es nicht nur um Effizienz und Organisation.

Ein guter Finance- und Abschlussprozess muss auch sicherstellen, dass neue oder ungewöhnliche Geschäftsvorfälle rechtzeitig erkannt und fachlich gewürdigt werden.

Neue Vertragsgestaltungen, Finanzierungen, Akquisitionen oder Veränderungen im Geschäftsmodell können Auswirkungen auf die Rechnungslegung haben. Entscheidend ist deshalb nicht nur, ob am Ende die richtige bilanzielle Behandlung gefunden wird, sondern auch, wann der Sachverhalt bei den richtigen Personen ankommt.

Die beste Accounting-Expertise hilft wenig, wenn relevante Informationen erst beim Jahresabschluss bekannt werden. Umgekehrt löst auch ein effizienter Prozess keine fachlich komplexe Bilanzierungsfrage.

Gute Finance-Prozesse müssen beides zusammenbringen: die fachlich richtige Rechnungslegung und einen Prozess, der dafür sorgt, dass die notwendigen Informationen rechtzeitig und vollständig verfügbar sind.

Prozesse, Daten und Systeme zusammendenken

Wie ein guter Finance- und Reportingprozess aussieht, hängt von der jeweiligen Ausgangssituation ab.

Manchmal können bereits klarere Verantwortlichkeiten, bessere Übergaben oder einzelne Anpassungen im Ablauf viel bewirken – beispielsweise damit Rechnungen zeitnah gestellt, offene Positionen konsequent nachgehalten oder Informationen nicht immer wieder neu zusammengesucht werden müssen.

In anderen Fällen kann der Einsatz geeigneter Tools sinnvoll sein – etwa für die strukturierte Datensammlung, Aggregation und Konsolidierung von Informationen sowie für die Berichtserstellung und das Management von Disclosures. Je nach Berichtsanforderung kann auch das Tagging eine Rolle spielen.

Gerade wenn Datenmengen, Berichtsanforderungen oder die Komplexität zunehmen, können solche Lösungen dazu beitragen, Informationen strukturiert zusammenzuführen und Reportingprozesse effizienter und nachvollziehbarer zu gestalten.

Entscheidend ist deshalb, fachliche Anforderungen, Prozesse, Daten und Systeme gemeinsam zu betrachten: Welche Informationen werden benötigt? Wo entstehen heute Schwierigkeiten? Welche Anforderungen muss der Prozess erfüllen? Und an welchen Stellen kann ein Tool sinnvoll unterstützen?

Funktioniert der Prozess – oder bekommt man ihn nur jedes Mal zum Funktionieren?

Nicht jeder manuelle Schritt ist schlecht. Nicht jede Excel-Datei muss verschwinden. Und ein guter Finance-Prozess sieht auch nicht in jedem Unternehmen gleich aus.

Wenn aber Rechnungen regelmäßig verspätet gestellt werden, der Überblick über offene Themen fehlt, Informationen immer wieder zusammengesucht werden müssen, Abstimmungen unnötig aufwendig sind oder neue Geschäftsvorfälle erst spät fachlich beurteilt werden, lohnt sich ein genauerer Blick.

Denn dass am Ende ein richtiger Jahresabschluss steht, bedeutet noch nicht automatisch, dass auch der Weg dorthin gut funktioniert.