IFRS 18: Checkliste und Fahrplan für die Umsetzung

Der erste Beitrag dieser Serie hat gezeigt, warum 2026 für viele Unternehmen bereits ein wichtiges Vorbereitungsjahr für IFRS 18 sein kann. Die naheliegende Frage lautet nun: Wie lässt sich ein solches Projekt strukturiert angehen?

IFRS 18 wirkt auf den ersten Blick wie eine reine Layoutfrage der Gewinn- und Verlustrechnung. In der Praxis kann die Umsetzung jedoch deutlich mehr umfassen. Dieser Beitrag ordnet Fragen, mit denen sich Unternehmen jetzt beschäftigen sollten, und zeigt einen möglichen Weg von der ersten Analyse bis zur Erstanwendung.

Zwei Ebenen, die zusammengehören können

Viele Betrachtungen zu IFRS 18 konzentrieren sich auf die fachliche Frage: Welche Erträge und Aufwendungen könnten in welche Kategorie gehören? Das ist naheliegend der Ausgangspunkt. Wer die Klassifizierung für sich durchdacht hat, sollte damit aber noch nicht zwingend am Ziel sein.

Die Klassifizierungslogik sollte anschließend auch im laufenden Reportingprozess funktionieren können, möglichst nicht nur einmalig für das Erstanwendungsjahr, sondern grundsätzlich auch in Folgejahren, verlässlich und mit vertretbarem Aufwand. Eine fachliche Analyse, die sich nicht im Kontenplan beziehungsweise im entsprechenden Kontenmapping und in den bestehenden Reportingprozessen abbilden lässt, kann in der Praxis zu wiederkehrender manueller Nacharbeit zum Abschlussstichtag führen. Das wäre fehleranfällig, aufwendig und auf Dauer möglicherweise kaum tragfähig.

Eine sinnvolle Vorbereitung auf IFRS 18 sollte deshalb von Anfang an beide Ebenen mitdenken: die fachliche Klassifizierung und ihre mögliche technische sowie prozessuale Verankerung.

Checkliste: Beispielhafte Fragen, die sich lohnen können

Bevor man in die Umsetzung geht, kann sich ein strukturierter Blick auf die eigene Ausgangslage lohnen. Die folgenden Fragen sind beispielhaft zu verstehen und ersetzen keine vollständige Analyse, sie zeigen aber exemplarisch, in welche Richtung sich ein erster Blick lohnen kann.

Zur Klassifizierung von Erträgen und Aufwendungen:

• Lassen sich alle wesentlichen Positionen der aktuellen Gewinn- und Verlustrechnung einer der fünf Kategorien zuordnen, oder gibt es Positionen, bei denen das nicht auf Anhieb eindeutig erscheint?

• Stellt das Unternehmen operative Aufwendungen aktuell nach dem Gesamtkostenverfahren oder dem Umsatzkostenverfahren dar, und ist bekannt, dass eine funktionale Darstellung zusätzliche Anhangangaben nach sich ziehen kann?

Zu den neuen Zwischensummen:

• Lässt sich das bisherige Betriebsergebnis grundsätzlich in das neue Operating Profit überführen, oder könnten sich durch die neuen Kategoriegrenzen Abweichungen ergeben?

Zu Management-Defined Performance Measures:

• Welche extern kommunizierten Kennzahlen wie ein bereinigtes EBITDA oder ähnliche Größen verwendet das Unternehmen aktuell, und liegt für diese bereits eine mögliche Überleitung zur nächstliegenden IFRS-Zwischensumme vor?

Zu Aggregation und Disaggregation:

• Gibt es Sammelpositionen wie Sonstige Erträge oder Sonstige Aufwendungen, die möglicherweise wesentliche, aber unterschiedliche Sachverhalte verschleiern könnten?

Zur Kapitalflussrechnung:

• Beginnt die indirekte Kapitalflussrechnung aktuell bei einer anderen Ausgangsgröße als dem künftigen Operating Profit?

Ein Stolperstein in der Praxis: gemischte Konten

Ein Punkt, der in vielen Übersichten zu kurz kommen kann, ist die Frage, wie mit Konten umzugehen ist, die mehrere wirtschaftlich unterschiedliche Sachverhalte bündeln.

Ein mögliches Beispiel sind Zinserträge. Auf einem einzelnen Zinskonto können sich in der Praxis mehrere Sachverhalte vermischen, etwa Zinsen aus der Anlage liquider Mittel und, sofern vorhanden, Zinsen aus einer etwaigen Finanzierung von Kunden. Je nachdem, welchem Sachverhalt ein einzelner Betrag wirtschaftlich zuzuordnen ist und ob eine entsprechende Haupttätigkeit vorliegt, kann die IFRS-18-Kategorie eine andere sein.

Eine pauschale Zuordnung des gesamten Kontos zu einer einzigen Kategorie wird der Sache in solchen Fällen häufig nicht gerecht werden. Gleichzeitig lässt sich die historische Buchung in der Regel nicht ohne Weiteres eins zu eins nach dem ursprünglichen wirtschaftlichen Hintergrund auftrennen, insbesondere wenn Vergleichsinformationen für zurückliegende Perioden benötigt werden. Hier kann eine sachgerechte Zuordnungslogik erforderlich sein, die sowohl für die Vergangenheit als auch für künftige Perioden anwendbar ist. Für die Zukunft kann das bedeuten, bereits bei der Kontenstruktur oder der Buchungspraxis anzusetzen, damit sich eine erneute Aufteilung im nächsten Berichtsjahr nicht wiederholen muss.

Welche Differenzierung im Einzelfall angemessen ist und wie granular eine Aufteilung sein sollte, hängt von der Wesentlichkeit der betroffenen Beträge und der individuellen Ausgangslage des Unternehmens ab. Das Beispiel zeigt aber, warum die fachliche Analyse bei IFRS 18 selten mit einer einmaligen Durchsicht der Kontenpläne erledigt sein dürfte.

Eine mögliche Roadmap

Ein IFRS-18-Projekt kann in der Praxis einer ähnlichen Grundlogik folgen, unabhängig von der Größe oder Struktur des Unternehmens. Die folgenden Phasen orientieren sich an einem typischen Vorgehen.

Anforderung verstehen und erste Auswirkungsanalyse.

Am Anfang sollte nicht die Umsetzung stehen, sondern ein belastbares Verständnis des Standards und seiner möglichen Bedeutung für das eigene Geschäftsmodell. Erst diese Einschätzung kann zeigen, wie umfangreich der tatsächliche Handlungsbedarf sein könnte und wie viel Zeit realistisch benötigt wird. Ein Unternehmen mit einfacher Struktur und wenigen gemischten Konten dürfte einen anderen Zeitbedarf haben als ein Unternehmen mit komplexeren Konzernverhältnissen oder umfangreicher MPM-Kommunikation.

Formal gilt IFRS 18 erstmals für Geschäftsjahre ab dem 1. Januar 2027. Rein rechnerisch steht damit grundsätzlich auch noch das gesamte Jahr 2027 zur Verfügung, da der Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2027 selbst erst 2028 final erstellt wird. Für Unternehmen, die unterjährig nach IAS 34 berichten, kann sich dieser Zeitrahmen deutlich verkürzen, da bereits der erste betroffene Zwischenabschluss des Jahres 2027 nach den neuen Vorschriften aufzustellen sein dürfte. Diese rechnerische Betrachtung sollte jedoch nicht darüber hinwegtäuschen, wie viel Zeit die einzelnen Phasen tatsächlich beanspruchen können: Fachliche Analyse, Systemanpassungen, Schulungen und ein sorgfältiger Dry Run laufen selten parallel ohne Reibungsverluste und lassen sich kaum in den letzten Monaten vor der Erstanwendung komprimieren. Wer erst 2027 mit der Analyse beginnt, verliert genau die Zeitpuffer, die für einen Probelauf und mögliche Nacharbeiten benötigt werden.

Fachliche Analyse und Entwicklung von Lösungsansätzen.

Auf Basis der ersten Einschätzung kann die vertiefte Analyse der relevanten Konten und Geschäftsvorfälle folgen. Hier werden typischerweise auch Entscheidungen zu MPMs, zur Specified Main Business Activity und zu grenzwertigen Klassifizierungsfragen erarbeitet und begründet. Da viele dieser Entscheidungen mit Ermessen verbunden sein können, kann sich bereits in dieser Phase ein Austausch mit dem Abschlussprüfer anbieten. Dieser dürfte in der Regel eine dokumentierte Analyse als Grundlage sehen wollen, nicht nur das Ergebnis der Einschätzung. Das gilt möglicherweise auch für Unternehmen, die nur gering betroffen erscheinen: Eine pauschale Einschätzung, wonach ein Sachverhalt nicht wesentlich sei, dürfte in vielen Fällen allein nicht ausreichen, sondern sollte durch eine dokumentierte Analyse untermauert werden, die anschließend mit dem Prüfer besprochen werden kann. Letztlich liegt die Beurteilung der Wesentlichkeit beim Abschlussprüfer.

Design des Reporting-Frameworks.

Der abgestimmte Berichtsansatz kann in ein strukturiertes Framework übersetzt werden. Prozessablaufdiagramme, Governance, Rollen und Verantwortlichkeiten, Kontrollen und Dokumentationen werden dabei üblicherweise formalisiert, um eine konsistente Anwendung zu unterstützen. Dazu können unter anderem Accounting-Richtlinien, KPI-Handbücher, Berichtsstrukturen und Anhangangaben sowie standardisierte Vorlagen gehören. Diese Formalisierung dürfte kein optionaler Zusatzschritt sein, sondern eher die Grundlage dafür, dass die neue Struktur auch im laufenden Betrieb konsistent angewendet werden kann.

Implementierung und Koordination.

In dieser Phase werden die Anpassungen in den relevanten Systemen umgesetzt und mit den beteiligten Bereichen wie Finance, Controlling und IT koordiniert.

Schulung und Wissenstransfer.

Die neuen Kategorien und Begriffe sollten bei den beteiligten Teams ankommen, ebenso wie die tatsächlich angepassten Prozesse selbst. Es dürfte nicht ausreichen, wenn nur eine Projektgruppe versteht, wie die neue Klassifizierung fachlich funktioniert. Alle, die im laufenden Betrieb an der Erstellung des Abschlusses beteiligt sind, sollten die veränderten Abläufe kennen und anwenden können. Gerade weil sich etablierte Begriffe wie Betriebsergebnis inhaltlich verändern können, kann sich zusätzlich eine bewusste Kommunikation nach außen lohnen.

Dry Run und Validierung.

Auch nach sorgfältiger Vorbereitung zeigen sich in der Praxis häufig erst dann offene Fragen, wenn der neue Prozess einmal vollständig durchlaufen wurde. Ein bewusster Probelauf mit realen Daten, einschließlich Testberichten und der Validierung der Ergebnisse, kann deshalb ein wesentlicher Baustein einer soliden Vorbereitung sein. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse können gezielt zurückfließen: in die Prozesse selbst, in die zuvor erarbeitete Dokumentation, die auf dieser Basis noch angepasst werden kann, sowie in die geplante Berichtsstruktur und die zugehörigen Anhangangaben, die vor der Erstanwendung entsprechend nachgeschärft werden können.

Erstmalige Berichterstattung und Audit-Readiness.

Am Ende steht die erste IFRS-18-konforme Berichterstattung einschließlich der geforderten Vergleichsinformationen. Dabei kann es hilfreich sein, wenn nicht nur die fachlichen Entscheidungen wie Klassifizierungen und Ermessensausübungen nachvollziehbar dokumentiert sind, sondern auch die geänderten Prozesse selbst. Die bereits in der Analysephase begonnene Abstimmung mit dem Abschlussprüfer wird an dieser Stelle typischerweise fortgeführt und kann das Risiko verringern, kurz vor der Erstanwendung noch auf grundlegende Fragen zu stoßen.

Häufige Muster, die den Zeitplan gefährden können

In der Praxis zeigen sich bei IFRS-18-Projekten wiederkehrende Muster, die den Zeitplan beeinträchtigen können.

• Der Projektstart erfolgt ohne vorherige Einschätzung des tatsächlichen Impacts, wodurch der reale Aufwand erst spät sichtbar werden kann.

• Gemischte Konten werden pauschal einer Kategorie zugeordnet, ohne die zugrunde liegenden Sachverhalte ausreichend zu differenzieren.

• Der Dry Run wird aus Zeitdruck übersprungen, sodass Probleme unter Umständen erst im scharfen Berichtszyklus auffallen.

• Geänderte Prozesse werden zwar umgesetzt, aber nicht ausreichend dokumentiert.

• Der Abschlussprüfer wird erst kurz vor der Erstanwendung eingebunden, statt frühzeitig in die fachlichen Entscheidungen einbezogen zu werden.

Fazit

Eine gelungene IFRS-18-Umsetzung dürfte mehr sein als eine einmalige Übung in Klassifizierung. Sie kann eine fundierte fachliche Analyse mit einer tragfähigen Verankerung in Prozessen und Systemen verbinden, sodass die neue Struktur nicht nur im ersten Berichtsjahr, sondern möglichst dauerhaft funktioniert. Wer frühzeitig ein klares Verständnis der eigenen Betroffenheit entwickelt, strukturiert vorgeht und den Praxistest nicht auslässt, dürfte sich damit ausreichend Zeit verschaffen, um die Erstanwendung 2027 möglichst ohne Zeitdruck zu erreichen.